Doküman Yönetim Sistemi
Kurumların kağıt ve dijital dokümanlarının arşivlenmesi ve istendiğine kolayca bulunmasını sağlayan bir sistemdir.Önceden tanımlanan yetklendirme çerçevesinde dokümanların görüntülenmesine ve indirilmesine olanak sağlar. PORDOC Doküman Yönetim Sistemi TSE 13298 standartına sahip İstanbulda 2 üründen bir tanesidir.Bu standart TSE,Arşivler genel müdürlüğü ve TUBİTAK tarafından belirlenmiştir. TÜBİTAK son olarak PORDOC üzerinde labaratuvar ortamında performans testlerini yapmış ve PORDOC bu testlerden başarı ile geçmiştir.TSE nin web sitesinden PORDOC doküman yönetim sisteminin aldığı standartları görebilirsiniz. Kamu kurum ve kuruluşları TSE 13298 standartı olan Doküman Yönetim Sistemi almakla zorunludurlar. PORDOC sistemine ait ana modülleriaşağıda bulabilirsiniz. PORTAL Kullanıcının sisteme ilk girdiğinde açılan ekrandır. Doküman arama. Doküman ekleme. Üzerindeki işleri görme. Gelen belgeliri izleme ve cevap yazma. Görüşe gönderme. Zamanı geçen dokümanlarının yenilenmesinin yapılması. Gelen faksların görüntülenmesi ve onaya gönderilmesi. Tarama sistemin açılması. Raporların alınması. Vb. İşlemleri portal üzerinden gerçekleştirmektedir. TARAMA MODÜLÜ Tarama modulu kullanarak aşağıdaki başlıca işlemler yapılmaktadır. Twain driver destekleyen her türlü scanner üzernden tarama işleminin yapılabilmesi. Dinamik index alanlarının girilmesinin sağlanması. Gelen evrak ve kurum bilgilerinin girilmesinin sağlanması. Birden fazla sayfaları pdf e çevirip kaydetme işleminin yapılması. İmage işleme yapılması. Vb.. WEB MODÜLÜ Aşağıda web üzerinden doküman eklerken kullanılan form bulunmaktadır.Bu form üzerinden; Doküman ekleme. İşlem tiplerine göre doküman tiplerini gruplama yapabilme. Doküman tipine göre önceden tamımlanmış index değerlerinin girilmesinin sağlanması. Önceden sistem üzerinden tanımlanmış iş akışlarını başlatabilme. E- imza atılması. Dokümana ait ilginin eklenmesi. Ek doküman eklenmesi. Havale edilecek birimlerin önceden seçlmesi. Taslaklar üzerinden doküman ekleme. Taslak word dokümanlarını web üzerinden word ile açılması ve düzeltme yapıldıktan sonra kaydedilmesinin sağlanması. Onay tarihçesinin görülmesi. Doküman üzerinde kimlerin yetlli olduğununun izlenmesi. İade edilen dokümanların tarihçesinin izlenmesi. E-imza dogrulamasının yapılması. RAPORLAR Sistem üzerinden her türlü raporlama kullanıcı ihtiyaçlarına göre alınmaktadır. Bazı rapor örnekleri aşağıdaki gibidir. Doküman Sayıları: Onayda Bekleyenler: